*دانش هر فرد نه دارایی اوست و نه سرمایه، بلکه بدهی او به جامعه است*
سیستم گزارشگری دفتر کل
مقدمه:
دفتر کل وسیستم گزارشگری نقش کنترلی مهمی در سیستم اطلاعای حسابداری یک شرکت ایفا می کند.
یکی از وظایف اصلی آن گردآوری,یازمان دهی وطبقه بندی دادها از منابع مختلف زیر است:
1-اطلاعات معاملات ورویدادهای عادی فراهم شده از طریق سیستم های فرعی چرخه حسابداری.
2- اطلاعات فعالیت های تامین مالی و سرمایه گذاری از قبیل انتشار یا باز خرید اوراق قرضه وخرید وفروش سهام یا اوراق قرضه فراهم شده تو سط دایره خزانه داری.
3- اطلاعات بودجه یی تهیه شده توسط دایره بودجه.
4- ثبت های اصلاحی انجام شده توسط دایره حسابداری.
مدیران به اطلاعات تفضیلی درباره نتایج عملیات حوزه ی مسئولیت خود نیاز دارند.
سرمایه گذاران و اعتبار دهندگان برای ارزیابی عملکرد دستگاه تجاری به صورت های مالی ادواری احتیاج دارند.
سیستم گزارشگری ودفتر کل باید به نحوی طراحی شود که تنها قادر به تهیه گزارشهای منظم وعادی باشند بلکه بتوانند به آسانی به جستجوهای بی درنگ اطلاعاتی پاسخ دهند.
*شجاعت مانند عشق از امید تغذیه می شود.*
همین طور دایره خزانه داری باید قادر به کنترل دقیق جریان وجوه نقد باشد تا بتواندانحراف از پیش بینی ها را به موقع شناسایی کرده وبه نام های استقراض کوتاه مدت را اصلاخ نماید.
هنوز به دلیل آداب ورسوم سازمانی,سیستم دفترکل مستقل خود را حفظ کرده اند توجه داشته باشید که این شیوه علاوه بر ایجاد سیستم های اضافی,باعث تداوم نگهداری مستقل داده های مالی از داده های عملیاتی غیر مالی خواهد ید.نتیجه تاسف آور این روش است که حسابداراناغلب اشتباه کرده وفکر می کنند که آنان تنها داده ی مهم جنبه های مالی عملیاتی را گزارش می کنند.
تعداد زیادی از بسته های نرم افزاری دفتر کل بر مبنای مدل داده یی رابطه ای بوده وبرای تقویت زبانهای جستجوی داده های مالی طراحی شده ند.
علاوه بر این تعدادی از شرکت های بزرگ از سیستم های برنامه ریزی منابع شرکت استفاده می کنند.
سیستم مذبور به صورت مفید وسودمند سیستم های فرعی مستقل سیستم اطلاعاتی حسابداری را یکپارچه می کنند.
4 فعالیت سیستم گزارشگری و دفتر کل:
1- بهنگام کردن دفتر کل
2- فعالیت های اصلاحی
3- تهیه صورتهای مالی
4- تهیه گزارش های مدیریتی
*هر که خود را بشناسد خدای خود را شناخته*
دفتر کل و فعالیتهای گزارشی:
4 فعالیت اصلی انجام شده در سیستم گزارشگری، دفتر کل صورت می گیرد که فعالیتهای اول تا سوم مراحل اصلی چرخه حسابداری و فعالیت چهارم نشان دهنده ی گزارش هایی برای مدیریت است.
فعالیت اول: بهنگام کردن دفتر کل:
شامل انتقالهای دفتر روزنامه به حسابهای مربوطه در دفتر کل است ثبت های مزبور در دو منبع ذیل به وجود می آیند:
1- منبعهای فرعی حسابداری: سیستم های فرعی حسابداری معمولا خلاصه ثبت های دفتر روزنامه که نشان دهنده ی معاملات و رویدادهای انجام شده در یک درجه زمانی معین(روز، هفته یا ماه) است، به دفتر کل منتقل کرده و آن را به هنگام می کنند.
2- خزانه داری: دایره خزانه داری با ایجاد ثبت های روزنامه برای رویدادهای غیر معمولی( انتشار یا بازخرید اوراق قرضه، خرید یا فروش سهام ویا تحصیل سهام خزانه و انتقال آنها به دفتر کل) آن را به هنگام می کند.
ثبت های روزنامه برای به هنگام کردن دفتر کل باید در فرمی به نام سند روزنامه مستند شود، فرم های فایل سند روزنامه بخش مهمی از زنجیره ی عطف حسابرسی را تشکیل می دهد.
فعالیت دوم: انتقال ثبت های اصلاحی:
دومین فعالیت سیستم دفتر کل انتقال ثبت های اصلاحی مختلف است. ثبت های اصلاحی پس از تهیه تراز آزمایشی اولیه توسط دایره حسابداری ارائه می شوند.
*رویاهای بزرگ در سر بپرورانید. فقط رویاهای بزرگ می توانند روح انسانها را به حركت در آورند.*
انواع ثبت های اصلاحی:
1- اقلام تعهدی نشان دهنه ی ثبت های ایجاد شده در پایان دوره مالی برای رویدادهایی است که تحقق پیدا کرده اند اما از بابت آنها هنوز وجه نقدی پرداخت یا دریافت نشده است. ثبت در آمد تحقق یافته و دستمزد پرداختنی نمونه هایی از اقلام تعهدی هستند.
2- اقلام انتقالی به دوره های آینده نشان دهنده ی ثبت های ایجاد شده در پیایان دوره مالی برای رویداد هایی است که تحقق پیدا کرده اند، امام به جای آنها در دوره قبل پرداخت شده است.
شناسایی بخشی از پیش دریافت از مشتریان به عنوان در آمد یا مستهلک کردن بخشی از پیش پرداختها( اجاره، بیمه) نمونه هایی از اقلام انتقالی به دوره آینده هستند.
3- اقلام بر آوردی نشان دهنده ی هزینه هایی هستند که، در چندین دوره زمانی اتفاق می افتند. هزینه استهلاک و هزینه مطالبات مشکوک الوصول از این دسته هستند.
4- تجدید ارزیابی ثبت هایی را به وجود می اورد، نشان دهنده ی تفاوت بین ارزش واقعی و ارزش نقدی یک دارایی یا تغییر در اصول حسابداری است. مثال: تغییر روش ارزیابی موجودی کالا یا کاهش ارزش موجودی کالا برای نشان دادن ناپاکی یا افت میزان موجودی کالای شمارش شده است.
5- اصلاح اشتباهات نشان دهنده ی ثبت هایی است که آثار اشتباهات مشاهده شده در دفتر کل را ازبین می برد.
*با خود و دیگران كاملاً صادق باشید. *
فعالیت سوم: تهیه صورتهای مالی:
سومین فعالیت سیستم گزارشگری و دفتر کل تهیه صورتهای مالی است. ابتدا با استفاده از داده های مربوط به مانده حسابهای درآمد و هزینه موجود در تراز آزمایشی اصلاح شده صورتحساب سود و زیان تهیه می شود پس از آن ترازنامه تهیه می شود. تهیه ترازنامه مستلزم انجام ثبت های مربوط به بستن حسابهاست که مانده ی همه ی حسابهای درآمد و هزینه را صفر کرده و خالص سود و زیان را به حساب سود و زیان انباشته منتقل می کند.
در سیستم های دستی حسابداری این کار در تحمل تنهایی سالی یکبار انجام می شود اما سیستم های خودکار دفتر کل فرایند بستن ماهانه وسالانه ی حسابها را آسان می کند.
این سیستم مانده ی حسابهای در آمد و هزینه ماه جاری را صفر کرده، اما مانده ی انباشته حسابهای مزبور را از اول سال تا پایان آن ماه نگهداری می کنند. بنابراین، صورتحساب سود و زیان تهیه شده پس از بستن ماهانه ی حسابها، در ستون ماه جاری مانده ی صفر شده ی همه ی حسابها و در ستون بعدی مانده های انباشته از ابتدای سال تا تاریخ موردنظر را نشان می دهد در پایان، صورت گردش وجوه نقد بر اساس داده مالی به صورتحساب سود و زیان، ترازنامه و سایر اطلاعات فعالیت های سرمایه گذاری و تامین مالی شرکت تهیه می شود.
فعالیت چهارم: تهیه گزارش های مدیریتی:
آخرین فعالیت سیستم گزارشگری و دفتر کل تهیه و ارائه گزارش های مختلف مدیریتی است. این گزارش ها در 2 بخش اصلی، گزارشهای کنترل بودجه ای و کنترل دفتر کل ارائه می شوند.
*وسعت دنیای هر کس به اندازه وسعت تفکر اوست.*
برخی از گزارشهای بودجه یی برای اهداف برنامه ریزی و ارزیابی عملکرد تهیه می شوند. بودجه عملیاتی در آمد و هزینه ی برنامه ریزی شده هر بخش از بنگاه تجاری را نشان می دهد. بودجه مخارج سرمایه ای نیز جریان ورود و خروج وجوه نقد پیش بینی شده برای هر پروژه را نشان می دهد. بودجه ی نقد جریان ورود وجه نقد پیش بینی شده حاصل از عملیات را با مخارج برنامه ریزی شده مقایسه کرده وبرای تعیین کسری نقدینگی(وام) مورد نیاز به کار می رود.
گزارش های بودجه و عملکرد باید بر اساس حسابداری سنجش و مسئولیت طراحی و ارائه شود.
حسابداری سنجش مسئولیت:
گزارشگری نتایج مالی عملکرد بر مبنای مسئولیت های مدیریتی داخل یک بنگاه تجاری است.
هر گزارش هزینه های واقعی و انحراف از بودجه را برای ماه جاری و از ابتدای سال تا تاریخ مورد نظر تنها برای اقلام قابل کنترل توسط مدیر بخش مربوطه نشان می دهد. هم چنین به ماهیت سلسله مراتبی گزارشهای مزبور توجه کنید. کل هزینه ی یک بخش به عنوان یک قلم مستقل در گزارش مقام بالاتر نشان داده می شود. محتوای گزارش های عملکرد بودجه ای باید متناسب با ماهیت بخش مورد ارزیابی باشد.
گزارش عملکرد باید به طور مناسب با در آمد، هزینه و سود واقعی هر بخش را با اقلام بودجه بندی شده مربوطه مقایسه کند. گزارشهای عملکرد باید داده های لازم را برای محاسبه بازده ی سرمایه گذاری آن ها فراهم کند. مهم نیست که چه مبنایی برای تهیه گزارش عملکرد بودجه یی از اهمیت اساسی برخوردار است. آسان ترین روش تعیین استانداردهای
*تجربه نامی است که تمام افراد بر روی اشتباهات خود می گذارند.*
ثابت برای هر دایره ذخیره کردن این استانداردهای مذبور است یکی از نقاط ضعف مهم این روش این است که ارقام بودجه ایستا بوده است و تغییرات پیش بینی نشده در محیط تجاری را نشان نمی دهد. یک راه حل برای حل مشکل مذبور، طراحی بودجه ی قابل انعطاف است. در این روش تهیه بودجه ی قابل انعطاف مستلزم تفکیکی اقلام هزینه های دایره ای مدیر عامل و دایره مدیر عمومی به اقلام ثابت و متغیر است. در این حالت استانداردهای بودجه یی برای کاهش یا افزایش های پیش بینی نشده ی تولید به متغیر است. در این حالت استانداردهای بودجه یی برای کاهش یا افزایش های پیش بینی نشده ی تولید به طور خودکار تعدیل خواهد شد. بنابراین هرگونه تفاوت بین استانداردهای اصلاح شده و هزینه واقعی کمتر قابل تغییر است.
فرصت های استفاده از فن آوری اطلاعات:
فن آوری اطلاعات فرصت هایی را برای افزایش کارایی و اثر بخشی سیستم گزارشگری و دفتر کل برای:
1- زمانبندی به هنگام کردن دفتر کل.
2- فرایند بستن ماهانه حسابها.
3- گزارشگری های مالی فراهم می کند.
1- زمانبندی بهنگام دفتر کل:
اطلاعات دفتر کل برای تهیه گزارش های ادواری عملکرد مورد استفاده قرار می گیرد به طور نسبیريال بیشتر شرکت ها گزارشهای مزبور را برای کاربران داخلی به صورت ماهانه وبرای کاربران سازمانی به صورت فصلی تهیه می کنند، به
*شجاع ترین مردم آن است که حرف حق را بزند.*
همین دلیل، بسیاری از سیستم های دفتر کل در عمل تنها ماهی یکبار بهنگام می شوند. اما این روش دو مشکل بوجود می اورد .اول:به دلیل اینکه مانده ی دفتر کل بلا فاصله بعد از انتقال ماهانه ی خلاصه ثبت های دفتر روزنامه بهنگام می شوند.مدیریت نمی تواند ازآن به عنوان یک منبع اطلاعاتی مهم برای تجزیه وتحلیل میان دوره ای استفاده کند.دوم:در بهنگام کردن ادواری دفتر کل این است که هر گونه تاخیر یا بروز مشکل درفرایند بهنگام سازی ماهانه,باعث تاخیر در تهیه وارائه صورتهای مالی میان دوره ای می شود.
2-پردازش بستن ماهانه حسابها:
بسیاری از شرکت ها جستجوی شیوه ای برای افزایش سرعت پردازش بستن ماهانه ی حساب های خود هستند.با این همه صورتحساب سودوزیان ماهانه ,که دو هفته قبل تهیه شده است.برای انجام فوری اقدام های اصلاحی فایده وسودمندی کمتری دارد.علاوه بر این,کاهش زمان پردازش بستن حسابها ,زمان بیشتری را برای کارکنان دایره ی حسابداری فراهم می کند.تا با تحلیل بیشتر داده ها وتعیین روندهای مهم,پیشنهادهای لازم را به مدیران ارائه کنند.صرفه جویی در زمان میتواند قابل توجه باشد.
یک راه برای افزایش سرعت پردازش بستن حسابهای شرکت ها حذف هم پوشانی سیستم های فرعی سیستم اطلاعاتی حسابداری ویکپارچه کردن آن هاست.بین سیستم های سرویس گیرنده و سرویس دهنده شیوه ی دیگری برای بهبود پردازش بستن حسابها وانتشار سریعتر گزارش های مالی فراهم می کنند.
* بدترین الفاظ: نمی توانم، نمی دانم و نمی شود.*
3-گزارشگری مالی:
با استفاده از فن آوری اطلاعات ,می توان زمان وهزینه تهیه وانتشار صورتهای مالی شرکت را کاهش داد از طریق انترنت می توان به فرم های مالیاتی اداره مالیات دسترسی داشت.از سوی دیگر میتوان از طریق اینترنت امکان دسترسی به صورت های مالی شرکت را برای عام مردم امکان پذیرساخت.
نمودارها:
برنامه های صفحه گسترده ونمودارها با طراحی نمودارها برای برجسته کردن روندهای مهم,می توانند فرآیند گزارشگری مالی را بهبود ببخشند اما سودمندی تجزیه وتحلیل های نموداری به صحت نمودارها ی طراحی شده بستگی دارد.
اهداف کنترلی سیستم گزارشگری ودفتر کل شبیه چرخه های دیگر سیستم اطلاعاتی حسابداری است:
1-همه ثبت های به هنگام کردن دفتر کل دارای مجوز صحیح هستند.
2-همه ی رویدادهای ثبت شده در دفتر کل معتبر هستند.
3-همه رویداد های معتبر ومجاز در دفتر کل ثبت شده اند.
4-همه رویدادهای مربوط به دفترکل به نحوصحیحی ثبت شده اند.
5-داده های دفتر کل در مقابل سرقت یا از بین رفتن محافظت می شوند.
6-فعالیت های سیستم دفتر کل به طور کار آمد وموثری انجام می شوند.
* سعی کنید آنچه را می آموزید به دیگران هم یاد بدهید.*
اسنادومدارک درست طراحی شده نقش مهمی در تحقق اهداف مزبور ایفا می کنند.اگر از سند روزنامه ی کاغذی استفاده می شود,باید دیتور العمل های دقیقی برای چگونگی تکمیل آنها طراحی شوند,ثبت معاملات مبهم درسیستم دفتر کل توسط خزانه دار وئیس حسابداری ثبت صحیح وکارآمد اقلام مذبور را تسهیل می کند در چنین وضعیتی استفاده ی از کنترل های کاربردی مانندکنترل اعتبار(کنترل فیلد) صحت ثبت داده ها را افزایش میدهد.
تهدید های سیستم گزارشگری ودفتر کل به طور عمده مربوط به تحریف,از دست رفتن یا از بین رفتن داده هاست.اکنون روش کنترلی برای مقابله با تهدیدهای مزبور بررسی می شود.
تهدیداول:اشتباه در بهنگام کردن دفتر کل:
اشتباه در بهنگام کردن دفتر کل ودر نتیجه اشتباه در اطلاعات گزارش های عملکرد مالی به تصمیم گیری ضعف منجر می شود که راه های کنترلی برای مقابله با این تهدیدها عبارت است از:
1-کنترل های ویرایش داده های ورودی به سیستم وپردازش آنها:
دو نوع ثبت در دفتر روزنامه:الف:خلاصه ثبت های روزنامه ی دیگر چرخه های سیستم اطلاعاتی حسابداری.
ب:ثبت های مبهم انجام شده توسط رئیس حسابداری ورئیس خزانه داری برای بهنگام کردن دفتر کل مورد استفاده قرار می گیرد.
انواع کنترل های ویرایش داده های ورودی به سیستم وکنترل های پردازش داده های زیر اطمینان از صحت وکامل بودن آنها ضروری است.
* بیاد داشته باشید شکست انسان بزرگترین تجربه او برای رسیدن به موفقیت است.*
1-کنترل اعتبار:برای حصول اطمینان ازاین که برای هرشماره حساب عطف داده شده درثبت روزنامه یک حساب دفترکل وجود دارد.
2-کنترل فیلد:برای اطمینان از این که محتوی فیلد در ثبت روزنامه تنها داده های عددی است.
3-کنترل مانده صفر:برای اطمینان از مساوی بودن مبلغ بدهکار با مبلغ بستانکاریک ثبت روزنامه است.
4-ازمون کامل بودن برای اطمینان از ثبت همه داده های مربوط در سیستم است: بایستی منبع ثبت های روزنامه مشخص شود زیرا این اطلاعات بخش مهمی از زنجیره ی عطف حسایداری را تشکیل می دهد.
5-کنترل های اضافی داده هاوتطبیق شماره ی حساب باشرح آن:
برای اطمینان از دسترسی صحیح به حساب مربوط در دفتر کل است. برای ثبت مستقیم داده از رسیدگی حلقه ی بسته استفاده می شود.
6-ایجاد فایل اصلاحی استاندارد برای ثبت های اصلاحی
(مانند هزینه ی استمراری که هر دوره تکرار می شوند.)بدون تکرار در وارد کردن ثبت های مذبور صحت داده های ورودی افزایش یافته,واحتمال فراموش کردن انجام آن ها نیز کاهش می یابد.
7-کنترل علامت مانده ی حساب دفتر کل هنگام تکمیل فرآیند بهنگام کردن آن برای اطمینان از این که مانده ی حساب دارای ماهیت مناسب (بدهکار وبستانکار)است.
*رمز موفقيت دو چيز است :الف : تعيين اهداف و برنامه ريزي براي آنها. ب : مشخص كردن انگيزه ها .*
8-محاسبه جمع های هر مرحله از مرحله پردازش برای اثبات صحت پردازش سند روزنامه است.
2-گزارش های کنترلی ومغایرت گیری:
استفاده از گزارش های کنترلی ومغایرت گیری می تواند اشتباهات به وجود آمده در فرآیند بهنگام کردن دفتر کل را کشف کند.یک روش مغایرت گیری که در سیستم دستی حسابداری انجام می شود تراز آزمایشی ایت که نشان می دهد جمع مانده های بدهکار دفتر کل برابر باجمع مانده های بستانکاران است در غیر این صورت اشتباهی در انتقال دادها از دفتر روزنامه به دفتر کل رخ داده است از حساب معلق و واسطه در سیستم حسابداری مکانیزه این حساب را بوجود آورد کهدفتر کل همیشه دارای موازنه است در پایان دورهای مالی حساب های خاص باید دارای مانده صفر باشد در غیر این صورت در بهنگام کردن دفتر کل اشتباهی رخ داده است.
دو روش دیگر مغایرت گیری در سیستم های دستی و مکانیزه ی حسابداری استفاده می شود یک روش مستلزم مقایسه مانده حساب کنترل دفتر کل با جمع مانده ی حساب در دفتر معین مربوط است.اگر این دو جمع با هم مساوی نباشند.تفاوت باید پی گیری وتصحیح شود روش دیگرشامل بررسی همه رویدادها و مالی تحقق یافته در تاریخ های نزدیک به پایان دوره مالی است. هدف از انجام این کار اطمیناناز ثبت صحیح رویدادها و معاملات در دوره مالی است.هدف از انجام این کار اطمینان از ثبت صحیح رویدادها ومعاملات در دوره زمانی مربوط است.
گزارشهای کنترلی می تواند به شناسایی منشا ایپشتباهات رخ داده در فرآینده بهنگام دفتر کل کمک کند.فهرست کردن سندهای بر اساس شماره ی حساب دفتر کل ,شناسایی دلایل اشتباهات که یک حساب خاص دفتر کل را تحت تاثیر قرار می دهد آسان می کند.فهرست کردن مرتب سندها ی روزنامه به آسانی اسناد روزنامه ی منتقل نشده به دفتر کل را
*هيچ وقت به رؤياهاي کسي نخنديد. مردمي که رؤيا ندارند هيچ چيز ندارند.*
نشان می دهد.در پایان, فهرست دفتر روزنامه عمومی جزئیات هر ثبت(شماره حساب,شماره عطف,شرح حساب ومبلغ بستانکار ویا بدهکاری انتقال یافته به دفتر کل رانشان می دهد)این گزارش می دهد.که جمع مبلغ بدهکار وبستانکار منتقل شده به دفتر کل با هم مساوی هستند.
3-زنجیره عطف حسابرسی: زنجیره عطف حسابرسی مسیرجریان یک رویداد مالی را در سیستم حسابداری نشان می دهد.
زنجیره عطف حسابرسی اطلاعات مورد نیاز انجام وظایف زیر را فراهم می کند:
الف:ردیابی هر رویداد مالی ازمدارک اولیه آن تا دفتر کل وتا هر گزارشی که از داده های این رویداد استفاده می کند.
ب:ردیابی هر یک از ارقام موجود در یک گزارش یا در دیگر مدارک ساده شده از دفتر کل تا مدارک اولیه آن.
ج:ردیابی همه تغییرات دفتر کل از مانده ی اولیه دوره تا مانده ی پایان دوره آن.فرآیند مشابهی نیز برای تغییرات انجام می شود.اما در سیستم های اطلاعاتی حسابداری پیشرفته ممکن است واسناد ومدارک اولیه کاغذی وجود نداشته باشد.بنابراین ایجاد ادواری نسخه هایی از فایل های اصلی معاملات,اطمینان از عدم دستکاری وتغییر داده های آن ها از اهمیت اساسی برخوردار است.
تهدید دوم:دسترسی غیر مجاز به دفتر کل:
دسترسی افراد غیر مجاز به دفتر کل ممکن است منجر به از بین رفتن داده های دفتر کل یا دسترسی شرکت های رقیب به اطلاعات محرمانه شرکت شود.هم چنین دسترسی افراد غیر مجاز به دفتر کل,پنهان کردن سرقت دارایی ها را امکان پذیر
*خوشرویی نشانه هوش فوق العاده است.*
می سازد.بنابر این طراحی واستقرار از کنترل های کافی و مناسب برای پیشگیری از دسترسی غیر مجاز به دفتر کل بسیار مهم است.
برای کنترل دسترسی به دفتر کل باید از کلمه عبور وشماره شناسایی استفاده شود و وظایف ناسازگار را به نحو صحیح تفکیک کرد.
مدیریت باید به تنهای قادر به مشاهده و خواندن دفتر کل باشد,همچنین ماتریس کنترل دسترسی باید به وظایفی که در ترمینال های مختلف انجام می شود,محدود شود. برای ثبت های اصلاحی باید از طریق ترمینال های مختلف انجام می شود محدود می شود.برای مثال ثبت های باید از طریق ترمینال های دفتر رئیس حسابداری انجام شود.
کنترل های مربوط به سوابق ومستندات سند روزنامه نیز از اهمیت اساسی برخودار است.
تهدید سوم: از دست رفتن یا آسیب دیدن داده های دفتر کل:
دفتر کل یک عنصر کلیدی و مهم در سیستم اطلاعاتی حسابداری هر بنگاه تجاری است بنابراین ایجاد نسخه های پشتیبان کافی و طراحی روش بازیابی خرابی سیستم دفترکل برای حفاظت از آن بسیار مهم و ضروری است. کنترل های داخلی روش پشتیبان سازی از سیستم دفتر کل به شرح ذیل هستند.
الف) استفاده از برچسب های فایل داخلی و خارجی برای محافظت از دفتر کل در مقابل خرابکاری سهوی.
ب) پشتیبان سازی منظم از داده های دفترکل. باید حداقل دو نسخه پشتیبان از داده های دفترکل همیشه وجود داشته باشد. یک نسخه باید در سایت رایانه ها برای دسترسی فوری وجود داشته باشد. نسخه دیگر باید در جایی نگهداری
*شما تبدیل به همان چیزی می شوید که بیشتر درباره ان فکر می کنید.*
شود که در مقابل سوانح عمده مانند(آتش سوزی و زمین لرزه) محافظت شود. همچنین برنامه بازیابی خرابی سیستم از اهمیت اساسی برخوردار است.
مزایای مدل داده ای یکپارچه:
1- بهبود سیستم پشتیبان تصمیم گیری: معمولا هزینه ها در حسابی ثبت و ذخیره می شوند، که یا منعکس کننده ی ماهیت هزینه(مانند مسافرت برای استخدام کارکنان) یا نشان دهنده ماهیت وظیفه ی آن( مانند دایره استخدام) است.
در حالت اول، تهیه گزارش از هزینه های مسافرت آسان است. اما تشخیص این که چه میزان از هزینه های مذبور مربوط به دایره ی استخدام است، بسیار مشکل است. در حالت دوم نیز تهیه گزارشی که نشان دهنده هزینه ها دایره استخدام است بسیار آسان است. اما تهیه گزارشی که کل هزینه های مسافرت را منعکس کند مشکل است.
2- یکپارچه کردن اطلاعات مالی و غیر مالی: دومین مزیت مدل داده ای گسترده ی یکپارچه این است که یکپارچه کردن اطلاعات مالی و غیر مالی را آسان می کند. اهمیت این موضوع زمانی درک شد که فشار برای گسترش دامنه ی اطلاعات ارائه شده در صورت مالی افزایش یافت.
یکپارچه کردن موثر داده های مالی و غیر مالی امکان بهبود گزارشهای مالی را فراهم می کند به طور ثبتی، گزارشهای داخلی حاوی معیارها و داده های مالی عملکرد شرکت هستند. اما مدیریت اثر بخش و کارآمد یک بنگاه اقتصادی نیازمند اطلاعات متنوعی( معیارهای مالی و غیر مالی) عملکرد آن بنگاه بوده و یک نوع اطلاعات به تنهایی
*تنها به نشستن و فکر کردن اکتفا نکنید،اقدام کنید.*
کافی نیست. در عوض مدیریت ارشد شرکت به ارزیابی متوازن گزارشی است که عملکرد بنگاه اقتصادی را از چهار جنبه ی مالی، عملیات داخلی، نوآوری و آموزش و مشتری نشان می دهد. هر یک از جنبه های ارزیابی متوازن نشان دهنده ی اهداف سازمانی و معیارهای مشخص است که منعکس کننده میزان دستیابی به آن هدف است.
- جنبه مالی ارزیابی متوازن معیارهای مختلفی را برای ارزیابی عملکرد مالی بنگاه اقتصادی ارائه می کند.
- جنبه عملیات داخلی معیارهای مختلفی را ارائه می کند، که نشان می دهد چگونه سازمان فعالیت اصلی تجاری خود را به شیوه ی موثر و کارآمد پردازش کند.
- جنبه نوآوری و آموزش معیارهایی را برای ارزیابی فعالیت های انجام شده برای اطمینان از تداوم موفقیت بنگاه تجاری در آینده، فراهم میکند.
- جنبه مشتری ارزیابی متوازن، اطلاعات صریح و شفاهی درباره ی نوع نگاه مشتری به شرکت ارائه می کند.
چهار جنبه ارزیابی متوازن با هم در مقایسه با معیارهای مالی به تنهایی، دید بسیار جامع و موثری از عملکرد اقتصادی بنگاه ارائه می کند و چهار جنبه مذبور به یکدیگر تاثیر می گذارند.
نو آوری آموزش کارآمدی و اثربخشی را افزایش می دهد که در معیار های داخلی در دوره های آینده منعکس می شود. عملیات داخلی موثر و کار آمد باعث افزایش رضایت مندی مشتری می شود. عملیات داخلی موثر و کار آمد همراه با رضایت مندیه مشتریان موجب افزایش سود آوری خواهد شد. معیار های مالی عملکرد گذشته هستند در حالی که معیارهای 3 جنبه ی دیگر ارزیابی متوازن شاخص های عملکرد مالی آینده خواهد بود.
*اگر به انچه انجام می دهی عشق بورزی،احتمال شکست صفر می شود.*
فراهم ساختن امکان استفاده از ذخیره ی ارزش مجازی:
مدل داده ای گسترده ی یکپارچه شرط لازم برای استفاده از منبع جدید در آمد زنجیره ارزش مجازی است. در زنجیره ارزش مجازی ارزش مورد نظر از اجرای فعالیت اصلی ذیل بدست می آید:
1- گرد آوری اطلاعات
2- ترکیب و یکپارچه کردن، طبقه بندی
3- ارائه اطلاعات به مشتریان
مرحله اول) عینیت زمانی رخ می دهد که یک شرکت به آسانی اطلاعات فعالیت مالی فیزیکی خود دسترسی داشته باشد. این حالت مستلزم وجود بانک اطلاعاتی گسترده ی یکپارچه است. تا مدیریت بتواند اطلاعات تمامی فعالیت های تجاری شرکت دسترسی داشته باشد.
مرحله دوم) انعکاس نیازمند استفاده از فن آوری اطلاعات برای اجرای فرآیند ها در دنیای مجزایی است. در حالی که فر آیندهای مذبور در گذشته تنها در دنیای واقعی انجام می شدند.
مرحله سوم) ایجاد زنجیره ارزش مجازی، طراحی روابط جدید با مشتریان هنگامی رخ می دهد که شرکت از اطلاعات خود برای ارائه خدمات جدید به مشتریان استفاده می کنند.
توجه کنید که اولین مرحله در ایجاد زنجیره ارزش مجازی، دسترسی آسان به اطلاعات عملیاتی شرکت است.
*شما تبدیل به همان چیزی می شوید که بیشتر درباره ان فکر می کنید.*
ملاحظات کنترل های داخلی :
سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان به روش های مختلفی کنترل های راخلی شرکت را تحت تاثیر میدهند. سیستم های مزبور شرایطی را فراهم می کنند,اشخاص مختلفی در وارد کردن داده های یک فعالیت تجاری مشخص به سیستم مشارکت کنند.این کار واگذاری مسئولیت نگهداری یکپارچه ی داده ها را مشکل تر می کند.افزون بر این ,سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان اغلب با کاهش تفکیک وظایف و اجازه دادن به یک نفر برای انجام مراحل چند گانه یک فعالیت تجاری,فرۀیند تجاری شرکت می شوند.
در پایان ماهیت جامع ویکپارچه شده ی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان امکان ارائه نتایجی مشابه ی نتایج سیستم های ناموفق را افزایش می دهد.
اما درسیستم های برنامه ریزی منابع سازمان دارای ویژگی های مختلفی هستند که اگر به طور کامل مورد استفاده قرار گیرند,می توانند از وقوع بسیاری از تهدیدها وخطرهای مزبورپیشگیری کنند.
ویژگی اول:
سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان با فراهم کردن کنترل های دسترسی پیشرفته نه تنها مشخشات کاربر را کنترل کرده,بلکه کاربر مجاز را به انجام یک وظیفه خاص محدود می کنند.
ویژگی دوم:
*بخندید، سه دقیقه خندیدن با صدای بلند معادل 10 دقیقه ورزش ایروبیک به بدن نشاط می بخشد.*
توانایی مرتبط شدن سیستم های مزبور با پیشنهاد دهندگان معاملات,برای حسابداران امکان گردش کنترل شده ی معاملات را فراهم می کند.
در پایان سیستم برنامه ریزی منابع سازمان با فراهم کردن قابلیت ردیابی تفصیلی حیابریان داخلی را قادر می سازد تا به آسانی یک رویداد مالی رادر هر یک از مراحل پردازش ردیابی کنند.
اجازه دهید برای نشان دادن توانایی های بلقوه ی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان فرآیند تاایید به هنگام کردن حساب فروش در دفتر کل شود.(بررسی)
اولین مرحله نوشتن دستورهای جستجو در مدل داده ی برای چرخه درآمد است.یک جستجو برای جمع همه ی فروش های انجام شده در دوره ی مورد نظر است. دیگر جستجوها برای اثبات کامل کردن واعتبار همه ی فروش های ثبت شده,به جدول های فروش,حمل ودیگر جدول ها دسترسی چیدا خواهند کرد.ممکن است برای ردیابی فروش به مشتریان خاصی ویا میزان فروش هر یک از کارمندان فروش,دستورهای جستجوی اضافی نیز طراحی شود.
در واقع,تعداد ارتباط های جدولی متقاطع که می تواند به آسانی ایجاد شود تنها توسط خود رسیدگی کننده محدود می شود.علاوه بر این,با طراحی فایل های جامع ثبت رویدادهای مالی,شناسایی شخص صادر کننده ی صدور مجوز معاملات به آسانی امکان پذیر است.بنا براین سیستم برنامه ریزی منابع سازمان از توانایی لازم برای ایجاد زنجیره ی عطف حسابرسی کامل تر از زنجیره ی عطف ایجاد شده توسط سیستم اطلاعاتی حسابداری مرسوم (دستی یا رایانه ای)برخوردار است. «خدایا چنان کن سرانجام کار تو خشنود باشی و ما رستگار»
آدمهای خاكی مثل زمین استهلاك ناپذیرند رفاقت با آنان گر چه با ارزش ترین دارایی نامشهود ترازنامه ام است ولی ثبت شان نمی كنم نه بخاطر عدم تطابق با استانداردهای حسابداری، بخاطر اینكه در ترازنامه قلبم به گونه ای ثبت شده اند كه هیچ پایان دوره ای مرا مجبور به بستن حساب آنها نمی كند.
